¿Es obligatoria la destrucción confidencial de documentos?

La protección y el correcto tratamiento de la información confidencial se ha convertido en una máxima durante la última década. Por eso, existen legislaciones específicas que establecen la obligatoriedad de la destruccion confidencial de documentos en ciertos casos. A continuación, veremos en qué casos y por qué es importante realizar una correcta gestión de residuos.

¿Cuándo es obligatoria la destrucción confidencial de documentos?

La obligación de la destrucción confidencial de documentos es una tarea que muchas empresas deben realizar dentro del correcto funcionamiento de su actividad. Tanto en España como en la Unión Europea existen regulaciones claras que especifican cuándo se debe cumplir con este requisito.

En España, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales establece que las empresas deben garantizar la confidencialidad de la información que manejan. 

Esto se aplica a cualquier organización que trate datos personales. En el ámbito europeo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece directrices similares, enfocándose en la protección de la privacidad de las personas. En términos más prácticos, la obligación de destruir documentos confidenciales puede darse cuando finalizan los contratos de empleados, cuando se vence el plazo de retención de información del cliente o datos de salud, documentación legal y otros.

Por su parte, la Norma UNE-EN 15713 de la Unión Europea establece requisitos y proporciona criterios claros para la gestión correcta de la información durante el proceso de destrucción de documentos, lo que incluye la adecuada gestión de residuos que surjan durante dicho proceso. Su objetivo es garantizar que los documentos confidenciales sean manejados de manera segura en todas las etapas, desde su recogida hasta su destrucción final.

En España, las multas por incumplimiento de las leyes de protección de datos pueden ascender a varios millones de euros, según la gravedad de la infracción. En España, las sanciones pueden alcanzar a los 600 000 euros. A nivel europeo, las sanciones bajo el RGPD pueden llegar a un máximo del 4 % del volumen de negocios anual o un valor de 20 millones de euros de la empresa infractora.

¿Por qué es importante la gestión de residuos para cumplir con la normativa?

La legislación no solo establece criterios y sanciones sobre la destrucción de documentos, sino que además existen directrices sobre el tipo de tratamiento que debe realizarse de estos residuos (la mencionada Norma UNE-EN 15713 de la Unión Europea). Las empresas que se dedican a esta tarea garantizan la destrucción confidencial de los documentos, pero también se encargan de la gestión de los residuos resultantes y cuentan con la certificación de la norma UNE-EN 15713. 

La protección del medioambiente es un valor fundamental en la Unión Europea y una prioridad en muchas jurisdicciones nacionales, incluida España. Delegar esta tarea en profesionales especializados simplifica la gestión para las empresas y resulta más económico sin comprometer la seguridad de la información ni la sostenibilidad. Además, asegura que cumplen con las regulaciones en materia de privacidad y medioambiente, evitando consecuencias negativas tanto legales como ambientales.

La destrucción confidencial de documentos es obligatoria en ciertos casos. Cumplir con la normativa es esencial para proteger la información y evitar sanciones. La contratación de expertos en gestión de residuos garantiza una destrucción segura y sostenible, contribuyendo a la seguridad y la responsabilidad ambiental.