Intranet es una herramienta con un papel importante para que las organizaciones mejoren su comunicación interna, para promover la colaboración entre los diferentes equipos y departamentos que la componen y hacer más eficientes los procesos.
Pero, ¿qué es una intranet? ¿Cuáles son sus principales beneficios? ¿Cómo puede convertirse en el centro neurálgico de la comunicación interna? A continuación, conocerás las respuestas.
¿Qué es una intranet?
Para simplificar la definición, podemos decir que una intranet corporativa es como un sitio web interno donde se aloja información, herramientas y recursos importantes para los empleados de una empresa. En otras palabras, es una especie de “Internet privada” exclusiva para su uso dentro de una organización.
En una intranet, se pone al alcance de los empleados documentos importantes sobre el funcionamiento de la empresa, políticas y procedimientos, manuales, formularios y otros recursos. Además, mediante ella, es posible que los miembros de un mismo o de diferentes equipos se comuniquen entre sí, usando medios como el email interno, chat y foros.
Es también común que esta red cuente con herramientas de colaboración, como calendarios compartidos, directorios de empleados y espacios de trabajo virtuales, que hacen posible a los equipos trabajar en conjunto.
¿Cuáles son los beneficios de implementar una intranet?
Para una empresa, contar con una intranet se traduce en beneficios significativos, entre los que están los siguientes:
- Mejora la comunicación interna: es más fácil que los miembros de la organización se comuniquen entre sí, aunque formen parte de diferentes departamentos. Esto porque la red pone al alcance herramientas de comunicación accesibles y fáciles de usar.
- Acceso rápido a la información: se puede localizar y acceder a documentos necesarios para la agilización de los procesos dentro de la empresa, sustituyendo de esta forma la documentación en físico que en ocasiones es difícil de encontrar, especialmente cuando hay mucha.
- Colaboración eficiente: muchas veces, una de las debilidades de las organizaciones es que cada equipo trabaja por su cuenta, como si fuese una isla, que es independiente del resto. Pero con una intranet esto puede evitarse, puesto que permite a todos los empleados colaborar entre sí en tiempo real.
- Centralización de recursos: todos los recursos y herramientas empresariales pueden estar en una intranet, que funcionará como una especie de repositorio que hace fácil la gestión de documentos.
- Fortalecimiento de la cultura empresarial: por medio de una intranet, se pueden compartir noticias, logros y eventos de la empresa. Así, todos los empleados estarán al tanto de lo que pasa y eso ayuda a que haya más sentido de pertenencia y cohesión.
- Ahorro de tiempo y costes: gracias a que se puede acceder con un clic a recursos y documentos, los empleados pierden menos tiempo en su búsqueda. Además, se reduce la dependencia de medios físicos, lo que a su vez ayuda a un ahorro significativo de dinero.
Características clave de una intranet exitosa
No toda intranet tiene las mismas características, puesto que esto depende de las necesidades de cada empresa. No obstante, sí existen algunos aspectos básicos de estas herramientas:
- Tiene que ser fácil e intuitiva para que usarla no suponga un esfuerzo extra para los empleados.
- Es posible que cada empleado pueda personalizar su espacio de la intranet según sus requerimientos, por ejemplo, gestionar un panel de control que incluya aquellas opciones que le son útiles.
- Debe contar con medidas de seguridad que impidan el acceso a la red a personas no autorizadas.
- Tiene que ser fácil de integrar con otros sistemas y herramientas que ya se usan en la empresa o que se planean usar más adelante.
- Es imprescindible que facilite la comunicación interna.
- Simplifica la localización de documentos y recursos, ya que estarán todos en un mismo lugar, aunque debidamente ordenados.
- Es posible que se necesite que incorpore herramientas de análisis y medición que permitan a la empresa determinar el rendimiento de la misma intranet.