Con la entrada en vigor de la ley que exige a las empresas el registro de la jornada laboral de los empleados, el control horario dejó de ser un asunto interno para convertirse en una obligación legal. Si sumamos la reciente reforma que establece la posibilidad de reducción de la jornada laboral semanal a 38,5 horas en 2024 y a 37,5 horas en 2025, esta exigencia cobra aún más relevancia. No se trata de una formalidad: implica la necesidad de llevar un registro del tiempo de trabajo que sea efectivo, claro y preciso, evitando sanciones y garantizando condiciones laborales justas.
Las soluciones más tradicionales, tales como el uso de hojas de cálculo, firmas a mano o registros poco integrados, ya están obsoletas. Como respuesta más eficaz surgen las Aplicaciones de registro horario. El software de recursos humanos permite la automatización, centralización y simplificación del control de los horarios de trabajo, lo que mejora la eficiencia, el control y la transparencia de las organizaciones y de los trabajadores al mismo tiempo.
Una obligación legal con consecuencias reales
El control horario obligatorio no es nuevo. Desde mayo de 2019 las empresas están obligadas a registrar el ingreso y la salida de cada colaborador. No obstante, con la nueva reforma laboral de 2024, la reducción progresiva del horario implicaría un incremento de la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo. Aquellas empresas que no cuenten con medios que certifiquen el estricto control del tiempo trabajado se arriesgan a enfrentar consecuencias fiscales y a litigios en materia laboral.
Este control también debe incluir las pausas, horas extras y ausencias justificadas. Es decir, no solo se necesita registrar la hora de ingreso y salida, sino que hay que tener un sistema que garantice una trazabilidad completa. Por esta razón, digitalizar este proceso no es una decisión meramente tecnológica, sino que también es beneficioso para cumplir con la ley.
Ventajas de las soluciones digitales de control horario
El uso de software para el control horario ofrece oportunidades que no se presentan en los sistemas manuales. La principal ventaja es la automatización en el registro y almacenamiento de la información. Esto reduce el margen de error, previene manipulaciones y genera informes fiables para auditorías o inspecciones.
Además, permiten adaptar el control a diferentes entornos de trabajo: presencial, híbrido o remoto. Los empleados pueden registrarse desde cualquier ubicación a través de una aplicación móvil, y los gerentes de recursos humanos pueden monitorizar la asistencia de los empleados en tiempo real.
Entre los beneficios específicos que ofrecen estas herramientas se encuentran los siguientes:
- Cumplimiento legal garantizado. La captura y almacenamiento automático de los registros de tiempo elimina el riesgo de incurrir en penalizaciones.
- Ahorro de tiempo y recursos. Se eliminan tareas manuales como el reporte de horas y, por lo tanto, se reduce la carga administrativa.
- Acceso centralizado. Toda la información se almacena en una única plataforma sin restricciones de tiempo o ubicación.
- Informes y análisis. Se pueden crear informes detallando horas trabajadas, ausencias, asistencia, horas extra, etc.
- Mayor transparencia con los empleados. Los empleados pueden acceder a sus hojas de tiempos, lo que reduce malentendidos y quejas.
- Adaptabilidad a convenios y turnos. Las herramientas permiten diferentes conjuntos de reglas dependiendo del tipo de jornada laboral o convenio colectivo.
Características esenciales de las aplicaciones de control horario
Una solución digital de control horario va más allá del registro de entrada y salida.
La gestión y control sobre el cumplimiento de la legislación laboral se convierte en una mejora en la relación con los trabajadores gracias a plataformas que incluyen funcionalidades integradas. Las más completas ofrecen, entre otras, las siguientes características:
- Fichaje a través de geolocalización o reconocimiento facial. Perfecto para los casos de teletrabajo o fraudes de suplantación.
- Gestión de turnos y de calendarios. Permite organizar vacaciones o días libres.
- Alertas y notificaciones. Para cualquier tipo de notificación como que el trabajador no ha realizado un fichaje o para el responsable que hay una incidencia.
- Integración con la nómina y ERP. Hace más sencillo el cálculo de horas trabajadas y otros pagos que se deben realizar.
- Historial de actividad y trazabilidad. Registros fiables que son imposibles de alterar, lo que genera confianza en el sistema.
El caso de Sesame HR
Sesame HR es una empresa que se centra en el desarrollo de soluciones para el trabajo flexible y la necesidad de automatización. Las herramientas que ofrecen no solo permiten cumplir con la legislación vigente, también ayudan a mejorar la experiencia del trabajador y agilizar la gestión de recursos humanos.
Desde dispositivos móviles, tablets y hasta ordenadores se puede acceder a la plataforma. Ausencias y vacaciones se pueden gestionar desde la misma y emitir informes en cuestión de segundos. Todo esto desde una interfaz diseñada para ser intuitiva y amigable con el teletrabajo. Además, ayudan a identificar desviaciones en las auditorías internas antes de que se conviertan en problemas.
En suma, la digitalización no solo resuelve un requisito legal, potencia una administración más humana y eficiente de los recursos.